Was gehört zum Geschäftsbrief

Für alle Unternehmer und Freiberufler, die über keinen Eintrag im Handelsregister verfügen, gestalten sich Geschäftsbriefe denkbar einfach. Sie unterliegen keiner Informationspflicht und müssen daher auch keine Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vornehmen. Diese Streichung erfolgte zum Januar 2010, als der Gesetzgeber den § 15 der Gewerbeordnung neu definierte.

Anders verhält es sich mit den Unternehmen und Freiberuflern, die sich im Handelsregister eintragen ließen. Sie müssen nach wie vor die Pflichtangaben in ihrer Geschäftspost machen. Für sie bedeutet das, die Pflichtangaben über Firmierung, Unternehmensform, Nummer des Handelsregistereintrags sowie dem zuständigen Registergericht und der korrekten Adresse müssen ihre Geschäftsbriefe nach wie vor beinhalten.

Für den Inhalt von Geschäftsbriefen gilt, die Verwendung von Floskeln schadet mehr als sie nützt. Oft verwenden Unternehmen den sogenannten „Kanzleistil“ mit Floskeln wie „in Beantwortung Ihres Schreibens“ oder Ähnlichem. Diese Art der Briefgestaltung zeigt dem Betrachter: Der Brief stammt von keinem professionellen Schreiber. Schaut man sich die Schriftsätze von Anwälten an, sind viele „Schachtelsätze“ vorhanden. Diese sind oft in einer Länge, dass der Leser am Ende des Satzes nicht mehr weiß, wie der Satz anfing. Auf die Verwendung solch unsinniger Bandwurmsätze ist bei einem professionellen Geschäftsbrief zu verzichten.

Wählen Sie kurze Sätze mit relevantem Inhalt. Formulieren Sie jeden Satz mit klaren Worten, die den Leser sofort zum Kern der Sache führen. Stellen Sie sich beim Schreiben oder Diktieren des Geschäftsbriefs vor, der Empfänger sitzt Ihnen gegenüber. Bei einem Gespräch verwenden Sie kurze Sätze mit informativem Inhalt. Damit hinterlassen Sie beim Empfänger Ihres Briefes einen positiven Eindruck, der für Professionalität spricht.

Beenden Sie den Brief „Mit freundlichen Grüßen“ und vergessen die Floskeln „Mit vorzüglicher Hochachtung“ und „Hochachtungsvoll“. Die beiden letztgenannten Grußformeln sind nicht mehr angebracht; selbst der öffentliche Dienst verwendet in der Regel die Formel „Mit freundlichen Grüßen“. Nach der Grußformel lassen Sie drei Zeilen für Ihre Unterschrift frei. In der vierten Zeile schreiben Sie Ihren Vor- und Zuname nochmals, damit der Empfänger Sie namentlich ansprechen kann. Dies gehört zu einem ordentlichen Geschäftsbrief, da die Mehrzahl der Unterschriften unleserlich oder nur schwer zu entziffern ist.

Fügen Sie dem Brief Anlagen bei, gehört die Auflistung dieser in der zweiten Zeile nach der ergänzenden Unterschrift. Bei großen Unternehmen ist es die Regel, den verschiedenen, mit dem Fall involvierten Sachbearbeitern eine Kopie des Schreibens zukommen zu lassen. Damit der Briefempfänger weiß, wer ebenfalls mit seiner Sache vertraut ist, schließt sich der Verteilerschlüssel unterhalb der Anlagen an.

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