Was ist beim Geschäftsbrief Pflicht

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist der schriftliche Kontakt mit Geschäftspartnern, anderen Unternehmen oder Privatpersonen. Dieser Kontakt kommt in Schriftform entweder per Papier, Telefax oder E-Mail vor. Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, haben die Pflicht, auf die auf sie zutreffenden gesetzlichen Anforderungen bei Geschäftsbriefen zu achten. Bei Einzelunternehmen und der Gesellschaftsform einer OHG regelt die Pflichtfelder das Handelsgesetzbuch (HGB). Bei anderen Gesellschaftsformen sind dies die entsprechenden Gesetze wie GmbHG oder AktG. Für Geschäftsbriefe sieht das Gesetz eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor.

Die verpflichtenden Angaben beginnen mit den Daten des Absenders. Das Gesetz schreibt eine genaue Firmierung vor, welche die Rechtsform sowie die korrekte Anschrift beinhaltet. Ebenfalls anzugeben ist die Nummer, unter welcher das Unternehmen im Handelsregister geführt wird. Bei Gesellschaften wie GmbH ist zusätzlich der Geschäftsführer namentlich aufzuführen; bei der Aktiengesellschaft die Benennung aller im Vorstand vorhandenen Mitglieder sowie eine besondere Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden notwendig.

Wie der Schreiben seinen Geschäftsbrief gestaltet, ist gesetzlich nicht vorgegeben. Die Regel ist jedoch, auch ein Geschäftsbrief ist kurz und präzise zu verfassen, fehlerfrei unter Berücksichtigung der Grammatik, zu schreiben. Die Mehrzahl der Unternehmen passt ihre Geschäftspost der DIN 5008 an, welche Empfehlungen für die Gestaltung von Geschäftsbriefen enthält.

Fehler beim Geschäftsbrief vermeiden

Der gravierendste Fehler überhaupt ist, den Namen des Empfängers falsch zu schreiben. Der Schreiber drückt damit eine geringe Wertschätzung des Empfängers aus. Gerade wenn der Name ein „Zungenbrecher“ ist, ist eine Kontrolle der Schreibweise zwingend notwendig.

Keiner nimmt einen Unternehmer ernst, der Briefe verschickt, in denen es vor Fehlern wimmelt. Das können Rechtschreibfehler sein aber auch eine fehlerhafte Grammatik. Bevor Sie einen Brief versenden, lassen Sie diesen von Ihrem Rechtschreibprogramm oder dem Duden prüfen und lesen den Brief danach nochmals durch.

Jeder Geschäftsbrief ist ebenso wie ein privater Brief zu unterschreiben. Mit Ihrer Unterschrift ist der Brief rechtskräftig. Nach „Mit freundlichen Grüßen“ und den drei Leerzeilen für Ihre Unterschrift schreiben Sie Ihren Namen nochmals mit der im Text verwendeten Schriftart. Schreiben Sie die Grußformel immer aus und unterlassen Sie legere Abkürzungen. Diese finden im privaten Bereich Platz, haben jedoch im Geschäftsleben nichts zu suchen.

Der Absender auf dem Briefumschlag hat allerdings auch auf Geschäftsbriefen seinen Platz. In der Regel ist die Adresse des Absenders über der Empfängeranschrift angesiedelt. Ist der Empfänger verzogen, kann die Post den Brief mit einem entsprechenden Vermerk an Sie zurücksenden.

Fazit

Verfassen Sie den Geschäftsbrief kurz, aber informativ. Die DIN 5008 ist bei der Gestaltung eine große Hilfe.

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