Gestaltung nach DIN 5008

Briefgestaltung nach DIN 5008

Unternehmen verschicken Briefe an andere Unternehmen, Geschäftspartner oder Privatpersonen. Diese Schriftstücke sind Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder andere Schreiben, die zum allgemeinen Schriftverkehr gehören. Jeder Geschäftsbrief ist gleichzeitig die Visitenkarte eines Unternehmens. Neben einem ansprechenden Layout und einer inhaltlich korrekten Absenderangabe gehört auch ein Inhalt, der grammatikalisch und rechtschreibtechnisch einwandfrei ist.

Für die Pflichtangaben gibt das HGB die Bausteine für Einzelunternehmen und der OHG vor. Für Pflichtangaben anderer Gesellschaftsformen wie GmbH, Aktiengesellschaft oder Genossenschaft geben die entsprechenden Gesetze wie GmbHG, AktG und GenG die verpflichtende Form vor. Diese Bestimmungen gelten für alle Unternehmen, die im über einen Eintrag im Handelsregister verfügen.

Zu den Pflichtangaben gehören neben der korrekten Firmierung mit Rechtsform des Absenders die Angabe der Handelsregister-Nummer und das zuständige Registergericht. Entsprechend sind die Richtlinien für GmbH, AG, KGaA und Genossenschaft anzuwenden, die den Geschäftsführer sowie den Vorstandsvorsitzenden ebenfalls angeben müssen.

Die Maße der Empfängeradresse gibt die DIN 5008 vor. Diese Größe orientiert sich an Fensterbriefumschläge mit standardisierten Maßen. Die Mehrzahl der Firmen verwenden die Schriftarten Arial oder Times New Roman sowie Georgia. Für den Geschäftsbrief ist keine bestimmte Schriftart vorgeschrieben; die Schriftgröße beträgt 12 Punkt.

Rechtsbündig mit einer Leerzeile unterhalb des Adressfelds finden Ort und Datum Platz. Den Ort geben Unternehmen in der Regel nicht an, das bei großen Unternehmen der Standort und nicht der Wohnort relevant ist. Nach zwei Leerzeilen unter dem Datum beginnt der Brief mit dem Betreff. Diese Zeile schreibt man in der Regel in Fettschrift. Dabei verwenden sie das Wort „Betreff“ nicht, sondern schreiben gleich die relevanten Daten in die Zeile, wobei die Daten nicht länger als zwei Zeilen ergeben sollen.

Danach folgen zwei Leerzeilen, um danach mit der Anrede fortzufahren. Kennt der Schreiber den Empfänger, spricht er diesen direkt mit Namen an (Sehr geehrter Herr Müller). Ist der Empfänger des Briefes nicht namentlich bekannt, schreibt man „Sehr geehrte Damen und Herren“. Danach folgt der textliche Inhalt des Geschäftsbriefes. Der Inhalt eines solchen Schreibens sollte fehlerfrei sowohl in Bezug auf Rechtschreibung als auch auf Grammatik sein. Ein Geschäftsbrief sollte nicht in einen Roman ausarten, da Geschäftsleute in der Regel wenig Zeit haben. Ein kurzer und präziser Inhalt sagt mehr aus als ein Brief über mehrere Seiten.

Nach einer Leerzeile folgt nach dem Text die Grußformel. Damit ausreichend Platz für die Unterschrift bleibt, sind drei Leerzeilen vorgegeben. Nach der Unterschrift finden die Aufzählung eventueller Anlagen sowie die Namen für Weiterleitungen Platz.

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