Geschäftsbrief Zusammenfassung

Geschäftsbrief – kurze Zusammenfassung

Ein Geschäftsbrief ist ein Schreiben, das inhaltlich ein Geschäft oder einen geschäftlichen Vorfall besitzt. Der Brief dient der schriftlichen Kommunikation eines Unternehmens mit anderen Unternehmen, Geschäftspartnern und Privatpersonen. Für den Geschäftsbrief schreibt der Gesetzgeber bestimmte Angaben vor wie korrekte Firmierung mit Rechtsform, Sitz des Unternehmens sowie Handelsregisternummer und Sitz des Registergerichts. Weitergehende Bestimmungen befinden sich in den entsprechenden Gesetzen für Gesellschaften wie GmbH und AG.

Um dem Geschäftsbrief eine professionelle Struktur zu geben, entwarf das Deutsche Institut für Normung (DIN) die DIN 5008. Diese regelt den Aufbau des Geschäftsbriefes in Form und Inhalt. Die Norm legt dabei verschiedene Bausteine fest, die jeder Geschäftsbrief enthalten sollte. Diese sind

• Datum
• Betreff
• Anrede
• Text / Inhalt
• Grußformel und
• Unterschrift.

Die Daten des Absenders sind in der Regel im Briefkopf enthalten, wobei weitergehende Daten in der Fußzeile Platz finden. Die Adresse des Empfängers ist in das entsprechende Feld zu schreiben. Nach den Maßen der DIN 5008 ist das Adressfeld an das Fenster eines standardisierten Fensterumschlags orientiert.

Beim Inhalt vermeiden professionelle Geschäftsleute undurchsichtige Schachtelsätze, unwichtige Floskeln und lange Absätze. Sie schreiben oder diktieren den Brief mit kurzen Sätzen, die nicht wesentlich mehr als 20 Worte enthalten. Auch die Absätze sind kurz gehalten und umfassen zwischen sieben und zehn Zeilen. Schreiber wählen klare, verständliche Worte und fassen diese zu einem Satz zusammen. Dabei achten sie auf korrekte Rechtschreibung, Grammatik und einer höflichen Wortwahl. Geschäftsbriefe mit kurzen, informativen Sätzen hinterlassen einen positiven Eindruck und bestätigen die Professionalität des Schreibers. Wie bei anderen Dingen liegt auch beim Verfassen von Geschäftsbriefen in der „Kürze die Würze“.

Es gibt kaum noch Unternehmen und Freiberufler, die Briefe mit der Schreibmaschine schreiben. Die Mehrzahl verfügt über einen Computer mit Textverarbeitungsprogramm. Blocktexte mögen zwar ein elegantes Aussehen haben, zeigen jedoch wenig Leben. Lebendiger wirken Texte im Flattersatz, die linksbündig beginnen.

Nach dem textlichen Inhalt kommt die Grußformel. Üblicherweise schreiben Unternehmer wie Privatleute „Mit freundlichen Grüßen“. Die Floskeln „Hochachtungsvoll“ oder „Mit vorzüglicher Hochachtung“ ist veraltet und heute nicht mehr gebräuchlich. „Mit freundlichen Grüßen“ passt auf Geschäftsbriefe jeder Art.

Zwischen Grußformel und der Wiederholung der Unterschrift bleiben drei Zeilen frei. Diesen Platz brauchen Verfasser, um eigenhändig zu unterschreiben. Unterhalb der Unterschrift findet die Auflistung eventueller Anlagen Platz. Auch die Weiterleitungen des Briefes an Sachbearbeiter, Außendienstmitarbeiter oder anderen, mit dem Fall befassten Personen, platziert der Schreiber unterhalb der Anlagen.

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