Pflichtangaben auf dem Geschäftsbrief

Pflichtangaben auf einem Geschäftsbrief

Im Gegensatz zum Privatbrief sind beim Geschäftsbrief Pflichtangaben zu machen. Diese beginnen mit dem Absender, der

• die genaue Bezeichnung mit Rechtsform des Unternehmens,
• Unternehmenssitz
• Handelsregisternummer sowie
• das zuständige Registergericht

beinhalten muss. Welche Angaben für die verschiedenen Gesellschaftsformen zwingend notwendig sind, regeln die entsprechenden Gesetze. Für Einzelgesellschaften und Offene Handelsgesellschaften (OHG) ist es der § 37 a HGB; für eine GmbH der § 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG und für die Genossenschaft der § 25a GenG. Im § 80 Abs. 1 Satz 1 AktG sind die Regeln für Aktiengesellschaften und Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) festgeschrieben.

Der Geschäftsbrief einer GmbH, einer Aktiengesellschaft oder einer KGaA sowie einer Genossenschaft enthält den Namen des Geschäftsführers und die Namen der Vorstandsmitglieder, wobei der des Vorstandsvorsitzenden zu kennzeichnen ist.

Was gehört zu einem Geschäftsbrief?

Zu einem Geschäftsbrief gehört jede Art von Schriftverkehr, die zur Kommunikation zwischen Unternehmen, Geschäftspartnern und Privatpersonen dient. Die Angaben im Brief sind immer dieselben, egal ob es sich um einen Brief, ein Angebot, eine Rechnung oder eine Auftragsbestätigung handelt. Sobald das Unternehmen schriftlichen Kontakt mit Dritten hat, gehören die Pflichtangaben nach den entsprechenden Gesetzen in den Geschäftsbrief. Der Inhalt dagegen kann unterschiedlich sein. Eine Rechnung beinhaltet einen anderen Inhalt als ein Angebot oder eine Antwort auf einen Brief.

DIN 5008

Als Gerüst für den Aufbau eines Geschäftsbriefes entwarf das Deutsche Institut für Normung (DIN) die Form nach DIN 5008. Die Adressdaten des Absenders befinden sich sowohl im Briefkopf als auch in der Fußzeile. In der Regel ist im Geschäftsbrief ein Feld für die Daten des Empfängers vorgegeben, das den Maßen eines Fensterumschlages entspricht. Über den Empfängerdaten ist in kleinerer Schrift Name und Anschrift des Absenders vorhanden.

Unter dem Feld der Empfängeradresse beginnt der Brief mit dem aktuellen Datum. Danach kommt die Betreffzeile, wobei das Wort „Betreff“ nicht angegeben wird. Nach zwei Leerzeilen steht die Anrede, eine Leerzeile weiter beginnt der Text. Danach folgen Grußformel, drei Leerzeilen für die Unterschrift sowie den Namen des Unterzeichners.

Nach der DIN 5008 sind lange Schachtelsätze, die viel Platz benötigen, aber nicht viel aussagen, zu vermeiden. Besser sind kurze, informative Sätze, welche den Leser mit wenigen Worten zum Kern des Schreibens bringen. Auch auf Floskeln, die gerne in der ersten Zeile und in der Grußformel vorkommen, ist zu verzichten. Professionelle Schreiber und Diktierer nehmen niemals Bezug auf etwas, sondern bestätigen den Erhalt.

Weitergehende Informationen zum Geschäftsbrief hält Formblitz für Sie bereit.