Leitfaden

Leitfaden für Geschäftsbriefe nach DIN 5008

Die DIN 5008 stellt für Geschäftsbriefe ein Gerüst dar, das die Mehrzahl der Unternehmen übernahmen. Einen kleinen Einblick in die DIN 5008 wollen wir Ihnen hiermit verschaffen. Alle Einzelheiten können wir nicht erfassen, dafür reicht unser Platz nicht aus.

Informationen zur Briefgestaltung

Abkürzungen sind in der Regel nicht erwünscht. Ausnahmen sind die Abkürzungen, welche allgemein bekannt sind. Zu gehören beispielsweise:

z. B.
u. a.
i. A. oder
NATO
UNO
Lkw und
Kfz.

Verwenden sie alle Abkürzungen sparsam, da sie sonst den Lesefluss behindern.

Jeder Brief ist in Absätzen unterteilt, um eine Erhöhung der Lesbarkeit zu erreichen. Vermeiden Sie jedoch Absätze, die einen großen Teil des Briefbogens füllen. Kurze Absätze, welche eine Größe von sieben bis zehn Zeilen haben, sind für den Leser überschaubarer. Daneben zeigen die Anzahl sowie die Art der Absätze, ob der Schreiber seinen Gedankengang und damit den Inhalt des Briefes gut strukturier hat. Lange Absätze, die nichtssagende Floskeln beinhalten, sind bei einem Geschäftsbrief fehl am Platz. Die Faustregel sind 20 Worte, die einen Satz bilden.

Jeder Geschäftsbrief verfasst der Schreiber höflich. Die Höflichkeit beginnt mit der Anrede, die in der Regel „Sehr geehrter Herr/geehrte Frau …“ beginnt. Eine legere Art der Anrede setzt sich immer mehr durch. Alternativ zum „Sehr geehrter Herr“ schreiben viele „Guten Tag Herr …“ oder beginnen mit der Tageszeit wie „Guten Morgen Herr / Frau …“.

Bei Geschäftsbriefen ist eine Bezugszeichenzeile von Vorteil. In dieser Zeile stehen neben den Bezugszeichen des Empfängers auch Name und Telefonnummer mit Durchwahl des Schreibenden sowie das aktuelle Kalenderdatum. Mit dieser Bezugszeichenzeile erhält der Leser einen Überblick, wer ihm schreibt, auf welchen Brief er antwortet und wie der Leser den Schreiber direkt erreichen kann.

Ein zentraler Bestandteil jedes Geschäftsbriefs ist der Betreff. In der Vergangenheit stand das Wort „Betreff“ vor den stichwortartigen Angaben. Nach der DIN 5008 fällt das Wort „Betreff“ weg und die Angaben sind in Fettschrift oder anders gekennzeichnet. Viele setzen am Ende der Betreffzeile einen Punkt – das ist falsch. Beim Betreff kommt kein Punkt ans Ende der stichwortartigen Angaben. In der Regel steht dem Betreff eine Zeile zu. Bei vielen Angaben ist der Betreff entsprechend aufzuteilen.

Die Mehrzahl der Unternehmer schreiben den Geschäftsbrief über ein Textverarbeitungsprogramm und nutzen den Blocksatz für die Gestaltung. Solche Briefe zeigen kein Leben; besser ist der Flattersatz, der jeden Brief belebt.

Weitere Informationen zum Geschäftsbrief finden Sie bei Formblitz.