Geschäftsbrief – die Visitenkarte eines Unternehmens

Jeder Geschäftsbrief ist die Visitenkarte eines Unternehmens

Jedes Schreiben, welches zur Kommunikation mit Dritten dient, ist eine Visitenkarte des Absenders. Auch wenn nicht direkt das Wort „Visitenkarte“ im Briefkopf enthalten ist, erfüllt es dennoch denselben Zweck wie Businesscards.

Sicher, ein ausgefallenes Layout fällt auf und verleiht dem Unternehmen etwas Einzigartiges. Das beste Layout kann jedoch nicht Formfehler, Rechtschreib- und Grammatikfehler überdecken. Bedenken Sie: Den Briefkopf überfliegen die Empfänger einmal; den Inhalt Ihres Schreibens lesen mehrere Menschen wie Sachbearbeiter, Sekretärinnen und Geschäftsführer. Der Leser macht sich anhand des Briefes in Bezug auf Gestaltung, Inhalt und Wortwahl ein Bild vom Schreiber. Mit der Wortwahl hinterlassen Sie beim Lesen einen ersten Eindruck, der in der Regel erhalten bleibt.

Lassen Sie Ihre Briefbogen von einer Druckerei anfertigen, dann sichern Sie die Gestaltung nach DIN 5008. Der Vorteil dieser Norm ist der Aufbau, der dem Schreiben eine professionelle Struktur verleiht. Der Platz für die Empfängeranschrift entspricht mit Ausrichtung und Größe dem Fenster eines standardisierten Fensterumschlags. Wie Sie den Brief formmäßig gestalten und weitere Informationen finden Sie bei Formblitz.

Der Inhalt

Es gibt Schreiber und Diktierer, die bei ihrer Arbeit „so richtig in Fahrt kommen“. Dabei beziehen sie sich nicht ausschließlich auf den Inhalt, sondern in der Regel schreiben oder diktieren sie Briefe in einer Länge, die dem Inhalt nicht gerecht wird. Schachtelsätze, die über viele Zeilen gehen, sind dabei keine Seltenheit.

Derartiges vermeiden professionelle Schreiber und Diktierer. Zum einen ist es sinnvoll, kurze Sätze mit informativem Inhalt zu verfassen. Zum anderen wissen Leser bei den langen Schachtelsätzen am Ende des Satzes nicht mehr, was der Anfang des Satzes aussagte. Sie müssen in der Regel den Satz mehr als einmal überfliegen, um den Sinn zu verstehen, sofern dieser verständlich ist.

Kurze Sätze mit höchstens 20 Worten und Absätze mit nicht mehr als zehn Zeilen bilden eine professionelle Struktur. Lassen Schreiber unnötige Floskeln weg, haben sie die Möglichkeit, in einen Satz mit 20 Worten viele Informationen zu verpacken. Grundsätzlich ist jeder Geschäftsbrief höflich zu verfassen. Achten Sie hier besonders auf die Wortwahl, mit der Sie dem Leser begegnen. Schnell gehen anhand unverhältnismäßiger Wortwahl Kunden und Geschäftskontakte verloren. Wählen Sie klare Worte, bleiben Sie dabei stets höflich und korrekt. Lassen Sie sich nicht von Gefühlen mitreißen, auch wenn Ihnen der Empfänger unsympathisch ist. Verfassen Sie den Brief in der Form, als wenn Sie im direkten Gespräch mit Empfänger stehen.

Mit der Grußformel beenden Sie den Geschäftsbrief, über den Sie mehr Informationen bei Formblitz erhalten.