Geschäftsbrief allgemein

Geschäftsbriefe allgemein
Geschäftsbriefe sind Briefe, welche als schriftliche Kommunikation mit Geschäftspartnern, Unternehmen und Privatpersonen dienen. Neben der stylistischen Form, die DIN 5008 vorgibt, gibt es verschiedene gesetzliche Bestimmungen für die Gestaltung des Geschäftsbriefs.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Bestimmungen
Der Gesetzgeber regelt die Mindestinformationen, die ein Geschäftsbrief zwingend enthalten muss, mit den Paragrafen des Handelsgesetzbuchs. Für Einzelkaufleute hat der § 37a HGB Geltung und für die OHG § 177a HGB. Für die Gesellschaftsform der GmbH regelt das GmbH-Gesetz mit seinem § 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG, für die Aktiengesellschaft und der Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) finden sich entsprechende Regelungen im § 80 Abs. 1 Satz 1 AktG. Für die Genossenschaften regelt dies der § 25a GenG. Die gesetzlichen Regeln stehen in Verbindung mit der Impressumspflicht, die sich im § 312c BGB widerspiegelt. Daneben sind die Regeln der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) maßgeblich.

Nach den Regeln des Handelsgesetzbuchs (HGB) muss ein Geschäftsbrief folgende Mindestinformationen enthalten:

  • genaue Bezeichnung der Firmierung des Unternehmens,
  • die Rechtsform (beispielsweise GmbH, KG),
  • der Sitz des Unternehmens,
  • das zuständige Registergericht,
  • die Nummer, unter welcher der Eintrag im Handelsregister erfolgte,
  • der Name des Geschäftsführers,
  • die Namen der Vorstandsmitglieder.

Diese Informationen sind zwingend auch bei anderen schriftlichen Kommunikationen anzugeben. Dazu gehören Telefaxe, E-Mails, Rechnungen und anderen Schriftformen, die im Geschäftsverkehr vorkommen.

Die Norm des Geschäftsbriefs nach DIN 5008
Für das Gestalten von Geschäftsbriefen hat das Deutsche Institut für Normung mit der DIN 5008 geregelt. Dabei schreibt das Deutsche Institut für Normung (DIN) zwingend die Höflichkeitsform vor. Das gilt für alle geschäftlichen Schreiben, die der Kommunikation zwischen absendendes Unternehmen und dem Empfänger dienen.

Mit der DIN 5008 regelt das Deutsche Institut für Normung die formale Anordnung sowie den inhaltlichen Aufbau von Geschäftsbriefen. Bei Geschäftsbriefen ist folgender Aufbau zu beachten:

  • Angaben des Absenders,
  • aktuelle Kalenderdatum,
  • Daten des Empfängers,
  • Betreff,
  • Anrede,
  • Textblock,
  • Schluss- oder Grußformel,
  • Unterschrift des Absenders,
  • Vermerk über Anlagen (wenn vorhanden),
  • Verteiler (sofern die Weitergabe des Briefs innerhalb der Firmen an verschiedene Abteilungen oder Empfänger erfolgt).

Die Angaben des Absenders beziehen sich auf die korrekte Firmierung des Unternehmens sowie der genauen Anschrift. Die Empfängerdaten beinhalten die postalische Adresse mit korrekter Firmierung des Briefempfängers. Das Wort “Betreff” schreibt man heut nicht mehr, sondern die Angaben, die das Schreiben betreffen, in Fettschrift. Anrede und Text sowie Schluss- oder Grußformel entsprechen nach DIN 5008 immer der Höflichkeitsform. Weiteres finden Sie bei Formblitz.